Assistant de Direction Vacataire H/F - Direction Générale de l'Energie et du Climat (DGEC)

Assister le directeur général, le directeur de l'énergie et la directrice du climat.

Les activités principales sont les suivantes:
- Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, réponse aux invitations, inscription aux événements, tenue de l'agenda électronique

- Filtrage téléphonique

- Organisation de rendez-vous, déjeuners de travail, ...

- Gestion des missions : saisie des ordres de mission, réservation nuitées, préparation des états de frais

- Traitement du courrier et de documents : impression, numérisation, classement, mise en forme de textes (lettres, notes, ...)

- Constitution des dossiers de rendez-vous et réunions, classement des dossiers et archivage

- Gestion de boites mails

- Gestion informatique du courrier arrivée et départ

- Suivi des parapheurs à la signature

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs

- Appui à l'organisation des événements (accueil, prestation annexe...)

Assurer avec sérieux et rigueur le circuit de toutes les procédures internes au secrétariat

Compétences techniques:

Maitrise des outils informatiques et de communication (Pack Office, outils de visioconférence type Lifesize, Zoom, visio...)

Maîtrise de l'anglais (lu, écrit, parlé)

Compétences relationnelles:

Esprit d'équipe et d'initiative

Bonne réactivité et sens des priorités

Aptitude au relationnel

Rigueur, capacité d'organisation et d'adaptation

Faculté d'analyse

Maîtrise de soi notamment dans les situations d'urgence Discrétion

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Pack Office
• Classement des dossiers
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Visio
• Réactivité