Assistant de Direction - Sitru Traitement des Résidus Urbains de la Boucle de la Seine H/F - Structures de coopération territoriale

L'assistant de direction assure, sous l'autorité de la direction, l'instruction, la préparation, la formalisation et le suivi de dossiers administratifs relevant de l'administration générale.Il contribue à la sécurisation des procédures du syndicat, à la préparation et au suivi des instances, à la gestion des actes administratifs, au suivi administratif de marchés publics et à l'organisation de l'archivage.1/ Gestion et suivi des actes administratifs - Préparation et suivi des assemblées et réunions-Assurer le suivi des actes administratifs relevant du périmètre du poste (sauf ressources humaines),-Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des instances-Participer à l'élaboration de l'ordre du jour des comités syndicats en lien avec la direction,-Rédiger les délibérations récurrentes, notes, courriers et documents administratifs afférents,-Assurer le contrôle formel des dossiers avant transmission-Réaliser le suivi des formalités administratives : transmission au contrôle de légalité, affichage, diffusion aux différents partenaires, classement, tenue des registres.-Veiller au respect des échéances et à la régularité administrative des actes traités2/ Préparation et suivi des marchés publics-Participer à l'instruction des procédures de commande publique relevant du syndicat, en particulier les marchés à procédure adaptée ;-Rédiger les rapports de présentation et les pièces administratives des marchés publics.-Vérifier la complétude des dossiers de candidatures et d'offres.-Assurer le suivi administratif des procédures engagées et le suivi de l'exécution des marchés confiés, notamment le marché de nettoyage des locaux.-Signaler à la hiérarchie les échéances, pièces manquantes et points de vigilance nécessaires à la sécurisation des procédures3/ Archivage et gestion documentaire-Mettre en oeuvre et suivre l'organisation de l'archivage en lien avec le centre de gestion-Assurer le rôle de référente archivage pour le syndicat-Veiller à la bonne application des règles de classement, de conservation et de traçabilité des documents.-Contribuer à l'amélioration des pratiques internes de gestion documentaire.4/ Appui administratif qualifié à la direction-Rédiger des courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs-Rechercher, sélectionner et restituer les informations utiles au traitement des dossiers, notamment réglementaires.-Préparer et mettre en forme les dossiers destinés à la direction, aux élus et aux partenaires.-Gérer et actualiser les bases d'information et outils de suivi du service.

Savoirs :-Maitrise de la communication orale et écrite-Maitrise des outils bureautiques et informatiques (office et logiciels métiers (Milord, Tradéo)-Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement des établissements publics locaux-Connaissance des règles administratives applicables aux actes des collectivités et à l'organisation des assemblées.-Connaissance des principes de base de la commande publique-Connaissance des règles de gestion documentaire et d'archivageSavoir-faire :-Instruire et suivre des dossiers administratifs en autonomie, dans le respect des délais et des procédures.-Rédiger des actes, courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs de qualité.-Organiser et sécuriser le circuit de préparation, de validation et de transmission des actes-Préparer les dossiers des instances et assurer le suivi administratif complet-Vérifier la complétude des pièces et exercer un contrôle formel sur les dossiers traités-Structurer, classer, archiver et retrouver l'information utile de manière fiable.-Prioriser les demandes, alerter sur les urgences et rendre compte à la hiérarchie.-Travailler en transversalité avec les élus, la direction, les services et les partenaires externesTravail en bureauHoraires tenant compte des nécessités de serviceDisponibilité ponctuelle liée à la préparation et tenue des instancesTemps complet 35 heures

• Gestion des fonds documentaires
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Respect des délais
• Rédaction d'actes
• Traitement du courrier