Gestionnaire des Conventions de Stage H/F - Université de Paris-Nanterre

Au sein du service API, et dans le cadre des priorités définies par la direction, le
BAIP, qui compte un effectif de 9 personnes, a pour mission d'accompagner les
étudiantes et étudiants dans leur insertion professionnelle et de développer les
relations avec les milieux professionnels.

Missions et activités principales :
Éditer, gérer et assurer le suivi des conventions de stages des étudiants
inscrits à l'Université Paris Nanterre en formation initiale.
Informer et orienter les étudiants, les personnels enseignants et
administratifs, et les entreprises sur les stages.
Participer aux réunions d'information et aux actions destinées à faire
connaître le BAIP et son offre de services, notamment sur les stages.
Traiter les demandes de conventions, vérifier toutes les étapes de la saisie de
la convention par l'étudiant jusqu'à la signature et demander la rectification
des informations si nécessaire.
Appliquer la réglementation et procédure en matière de stage
Traiter les mails et les notifications de l'application de gestion des
conventions de stage et assurer le suivi et effectuer les relances.
Informer les étudiants et personnels sur les outils permettant de trouver un
stage ou un accompagnement à l'insertion professionnelle.
Accueillir les étudiants et les renseigner sur la procédure et les démarches
pour obtenir une convention de stage.
Utiliser les applicatifs de gestion des conventions de stage, la plateforme
carrières et les outils collaboratifs
Résoudre divers problèmes étudiant/entreprise/enseignant référent liés à la
mission du stage.
Renseigner sur les stages à l'occasion des actions organisées par le BAIP,
Participer aux réunions d'information auprès des formations pour présenter
les stages et le bureau des stages.
Contribuer à l'optimisation et la modernisation des processus et des
procédures de traitement des demandes et de délivrance des conventions de
stage en collaboration avec la cheffe du bureau des stages.
Aider et accompagner les étudiants en difficulté avec leur saisie informatique.
Classer et archiver les conventions.
Rendre compte de ses activités à la cheffe du bureau des stages.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Connaissances requises :
Connaissances fonctionnement général de l'enseignement supérieur et de la
recherche et des universités
Aisance en expression orale et écrite
Compétences opérationnelles :
Maîtrise de l'expression orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques et numérique
Maîtrise des techniques de secrétariat
Capacité à élaborer des documents administratifs et des supports de
communication.
Qualités requises :
Aisance à communiquer auprès des publics.
Capacité à rendre compte, à travailler en équipe et en autonomie.
Rigueur et organisation.
Sens du service public.
Aptitude à fonctionner en équipe.
Capacité d'adaptation et d'initiative.
Respect de la hiérarchie
Niveau de diplôme souhaité :
Bac à Bac +2 (DUT BTS ou diplôme équivalent)

• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité